Conceptos básicos de abastecimiento y distribución

Los sistemas de logística se componen de tres actividades principales: procesamiento de pedidos, gestión del inventario, y transporte.

Procesamiento de pedidos

Tradicionalmente, el procesamiento de pedidos ha sido una actividad que consumía mucho tiempo (hasta el 70% del tiempo total del ciclo del orden). Sin embargo, en los últimos años gracias a los avances en electrónica y tecnología  los tiempos se han reducido considerablemente. Los códigos de barras permiten a los minoristas identificar rápidamente los productos requeridos y actualizar los registros de inventario. Los ordenadores portátiles permiten a los vendedores poder comprobar en tiempo real si un producto está disponible en el almacén.

El procesamiento de pedidos está relacionado con los flujos de información en el sistema de logística y de sus operaciones. Los clientes pueden solicitar los productos llenando un formulario. Estas órdenes se transmiten y son comprobadas. La disponibilidad de los productos solicitados y el estado de crédito del cliente son luego verificados. Más tarde, los productos se recuperan del stock, empaquetados y enviados junto con la documentación pertinente. Por último, los clientes tienen que estar informados sobre el estado de sus pedidos.

Gestión del inventario

La gestión del inventario es un tema clave en la planificación y operación del sistema de logística.
Los inventarios son existencias de mercancías en espera de ser fabricados, transportados o vendidos.

Mantener un inventario puede, sin embargo, ser muy caro por una serie de razones. En primer lugar, una empresa que mantiene existencias incurre en un costo de capital representado por el retorno de la inversión que la empresa habría obtenido si el dinero hubiera sido invertido en otra oportunidad. En segundo lugar, habrá costes de almacenamiento a pesar que el depósito sea de propiedad privada, arrendado o público.

Otros dos puntos importantes de tener en cuenta en la gestión del inventario son:

1) Estrategia de distribución – por ejemplo, si la expedición es directa o hay un almacenamiento por el medio, que automáticamente se refleja en los precios.

2) Almacenamiento centralizado y descentralizado – en el primer caso,  un almacén central sirve para todo el mercado, en el segundo el mercado está dividido por zonas.

Transporte

El transporte de mercancías tiene un papel fundamental en las economías actuales, ya que permite la producción y el consumo en ubicaciones distantes varios cientos o miles de kilómetros. Como resultado, los mercados se amplían, estimulando así la competencia directa entre las empresas productoras de diferentes países y fomentan las economías de escala. Por otra parte, las empresas en los países desarrollados pueden tomar ventaja de costes de fabricación más bajo en los países en desarrollo. Por último, incluso los productos perecederos pueden estar disponibles en el mercado mundial a distancia de poco días de la producción.

Por esta razón, un fabricante (o un distribuidor) puede elegir entre tres alternativas para transportar los
productos:

1) La compañía puede operar una flota de propiedad privada o vehículos alquilados (transporte privado).

2) El transportista puede hacerse cargo del transporte de materiales a través de envíos directos regulado por un contrato (contrato de transporte).

3) La empresa puede recurrir a una compañía que utiliza recursos comunes (vehículos, equipos,
terminales) para satisfacer a varias necesidades de transporte (transporte común o groupage).

Explicados los conceptos básicos de logística, me gustaría hablar de cómo estos se relacionan a la gestión de la cadena de abastecimiento de las empresas y como optimizar los procesos para mejorar el funcionamiento  diario de una empresa, independientemente si aquella tiene un departamento dedicado para ejecutar las operaciones o si se trata de un pequeño negocio.

Cualquiera empresa que comercializa productos necesita adquirir los insumos y materias primas para transformar en productos finales, almacenar los productos iniciales y finales, y posteriormente distribuirlos a los clientes.  Estas tres  acciones se podrían definir como logística de entrada y logística de salida, y variarán en base al tamaño de la empresa y de las ventas. En este ciclo está implicado el concepto de cadena de abastecimiento, que en síntesis examina la coordinación de manera sistemática de los actores involucrados en la producción y distribución de un producto, con la finalidad de su optimización.

 

En otras palabras esto se traduce con las siguientes acciones:

1-      Mejorar las relaciones con los proveedores.

2-      Tener un plan de contingencia en caso que un proveedor no respete los acuerdos.

3-      Contratación de servicios de reparación, fabricación, y mantenimiento.

4-      Normalización y trazabilidad de los productos.

5-      Buena comunicación externa e interna.

6-      Mantener registros adecuados.

7-      Desarrollo y capacitación del personal.

En la vida real estos conceptos han sido adoptados por empresas de diferentes rubros. Hablando del sector de manufactura de automóviles, Toyota aparte de introducir
una filosofía de empresa muy importante creó el Toyota Production System (TPS) para eliminar el desperdicio de recursos. En cambio, FIAT optimizó su cadena de suministros creando alianzas con proveedores exclusivos que garantizaban la producción de piezas a un precio determinado de antemano. Por otro lado, VW en Brasil tenía una planta de 1000 personas donde solo el 20% estaban empleados directamente por la firma; ellos garantizaban de cumplir con los estándares de calidad, marketing, investigación y diseño.

Las manufactureras de automóviles están en un sector muy intensivo en logística y abastecimiento, y además se están enfrentando a una crisis global, por lo cual es vital optimizar la producción y consecuentemente vender a precios competitivos.

Para las pequeñas empresas que están creciendo mi recomendación es de utilizar la tecnología para la gestión de los pedidos, almacenamiento, y trazabilidad de los productos. Sobre todo, antes de comprar un sistema informático consulte con un profesional (o más de uno) para un estudio especializado acerca las ventajas de un sistema y cómo encaja con el negocio. Los objetivos esenciales son:

• Tener fluidez en el pedido para una experiencia positiva del cliente.
• Un inventario equilibrado que mantenga los activos suficientes para la operación diaria.
• Completa utilización de la capacidad de las estructuras y herramientas disponibles.

Solo así podrás lograr una empresa competitiva y rentable en un mercado que cada día es más globalizado.